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できる士業はすでに導入済み!今さらだけどチャットワークは顧客との信頼関係構築マストアイテム!!

ホームページでの集客をはじめ、業務上の情報収集、書類作成に至るまで士業の職務にパソコンとインターネットは欠かせない存在となりました。

そして、ここ数年で、スマホ、タブレット、アプリ、SNS、クラウドと新しいツールが誕生し、これらを活用することで業務の質は確実に向上していると実感されている先生方も多いのではないでしょうか?

今回は“今さら感は拭えない”のですが、どうしてもご案内したい進化を続けるビジネスコミュニケーションツールについてお伝えしたいと思います。それは、チャットワークです。

 

チャットワークは日々是進化!ISO取得、APIによる連携も

チャットワークを運営するChatWork社は「士業による活用」も意識しており、士業の導入事例も公式に取り上げているくらいです。

 ctwk

http://www.chatwork.com/ja/case/professional.html

 

チャットワークを導入している企業は97000社以上。士業としても気になる機密情報の漏えいなどは大丈夫かという点についても、クラウド上の個人情報保護における国際規格である「ISO27018」認証を国内で2番目に取得したことを先月、発表したばかりです。

また、クラウドシステム「ジョブカン経費精算ワークフロー」とAPIによる連携も開始しており単なるチャットツールとして使うだけではもったいないと思えるようになってきました。

使い始めた当初は、私の周囲には指折り数えるくらいのユーザーしかいなかったのですが、今では連絡先(コンタクト)一覧が画面に収まらなくなるくらいにまで増えました。ユーザーは日に日に増えていると感じます。

これよりチャットワークの基本機能を中心に導入したその日から実践できる使い方をご案内いたします。

 

音声にビデオ、チャットワークは万能な連絡手段として使える

チャットワークは名前のとおり基本機能はチャットです。チャット上でオフィスやエクセルのほか画像ファイルの送受信もできます。チャットのほか音声通話とビデオ通話も可能です。

 

スマホがあればいつでもどこでもワークスペース化

もちろん、パソコンだけではなく、AndroidやiPhone専用アプリもあるため、お手持ちのスマホやタブレットに導入することも可能です。アプリは無料です。

事務所ではパソコン、出先ではデバイスでいつでも対応できるというのは、顧客への迅速対応につながります。

 

メールや手帳も不要?ファイル共有にタスク管理もできる

先述したとおりファイルの送受信も可能で、画像など容量が重たいものでもポンッと送れるイメージです。私が使い始めて1年超。従来のメールでの送受信ではたまに起こっていた、送ったはずのメールが届いていない、迷惑メール扱いとなっていた、添付ファイルの容量の関係で送信に時間がかかるというようなこともまずありません。

 

Chatworkスクリーンショット画面

ここでチャットワークのPC上の見え方をご紹介しますが、左側は、ほかのユーザーの連絡先一覧が表示されます。中央にチャット画面が表示されます。画像では、自分だけしか見ることができないマイチャット画面になっており、そこに、受任した依頼内容を書き込み、期限日を設定し、タスクとして追加できます。進捗も書き込むようにすれば、カンタンなものですが仕事の業務管理システムとして活用できます。

また、顧客との個別チャット上にもタスクを追加できますので、メッセージのやりとりの内容も含め、それがそのまま時系列の業務記録にもなっていくはずです。パソコンで送受信したファイルはスマホやタブレットでも開いて見ることができますので、確認しなければいけなくなったときに事務所に戻ってパソコンを起動させたり書類を取り出して確認したりしなくても済むようになります。

 

企業案件や提携士業の先生方との共同受任業務はグループチャットで

顧客が個人の場合は問題ありませんが、企業の場合は、担当社員だけではなく役員、経営者、提携させていただいている他士業の先生など、業務プロセスにおいて複数の方が一つの案件に関わってくることはめずらしくありません。そのような場合、チャットワークのグループチャットは非常に有効に機能するのでは?と思います。

 

連絡履歴、業務プロセスが見える化するのは、士業・顧客双方にメリットがある

個別チャットと同様、グループチャットもファイルの送受信が可能で、従来のようにメールでCcやBccを設定し本文を添えてファイルを添付して送るなど手間をかけずに送れます。

また、担当者を決めてタスクの追加もできますので、顧客に用意いただく書類や資料などをタスクとして相手方に通知できるのは良いと思います。

なによりも、報告や連絡内容をはじめ、業務の進捗状況までもがオンライン・オンタイムでスグにすべて確認できるのは、業務進行と信頼関係構築の面で士業・顧客双方にメリットがあります。

もちろん重要事項については電話連絡が必要ですが、些細なことは商談中・夜分は失礼になると電話をかけるタイミングを考えて躊躇してしまいますし、複雑な内容、詳細な説明は口頭では伝えづらい場合もあります。

そんなときにはチャットワークでワンクッション置く、あらかじめチャットワーク上に送信しておいた資料ファイルをお互いに見ながら電話で説明することもできます。また、ビデオ通話にすれば、画面共有して(自分のパソコン画面を先方に見せて)説明することもできます。有料プランなら複数人でのビデオ通話も可能でオンライン会議もできてしまいます。

 

チャットワークには編集機能がある、これが他ツールとのちがい?

チャットワークは一度送信したメッセージ、ファイルも削除ができます。打ち間違えた文章、選択操作を間違えてほかのファイルを送信した場合も削除が可能です。これは大きな強みだといえそうです。

 

チャットワーク導入提案は顧客にとってもプラスになる

チャットワークを先方に導入していただくことは、手間がかかるので申し訳ない、気がひけるとお考えの方もいらっしゃるのかもしれません。しかしながら、チャットワークの導入はパソコンに慣れている方なら10分もかかりません。顧客にとっても使い方次第で、ほかの取引先とのやりとりや社内でのコミュニケーションが活性化したり、業務効率化にもつながったりしますので、チャットワークという便利なツールがあることを教えることは顧客にもメリットがあるツールだと、私は考えます。

 

■著者紹介

ITC代表 石盛丈博氏

(2002年~2010年まで行政書士登録)

 

まとめ

  • チャットワークは進化を続けているビジネスコミュニケーションツール
  • チャットワーク導入は士業・顧客双方にメリットがある

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